Tipos de Software de Productividad
Si el tiempo es dinero, la productividad es como las inversiones que multiplican su valor: tiene el poder de convertirte en una persona muy «rica». Por eso es cada vez más importante utilizar las herramientas de productividad que más se adaptan a tus necesidades.
Cuando empiezas a darte cuenta de lo valioso que es tu tiempo, y la cantidad de formas diferentes que hay de perderlo (cada vez más), siempre estamos buscando mejores formas de ganarle segundos al reloj.
Ponemos nuestro granito de arena con esta lista de herramientas de productividad para hacer un mejor uso de tu breve tiempo aquí en este increíble lugar, la Tierra. Siéntete libre de ahorrar tiempo y leer solo lo que más te interese, no nos ofendemos.
La productividad nunca es un accidente. Siempre es el resultado de un compromiso con la excelencia, una planificación inteligente y un esfuerzo constante. (Palabras de un reconocido experto en desarrollo personal y profesional)
Las aplicaciones de productividad, al igual que el compromiso con la excelencia, ayudan a las personas a ser más eficientes. Como los tiempos se han vuelto demasiado competitivos, tiene sentido ayudarse de algunas de las mejores herramientas de productividad disponibles en el mercado.
La productividad trata de maximizar tu tiempo y tareas dentro de un período de tiempo razonable. Dependiendo de a quién le preguntes, las prioridades varían y son diferentes.
En el mundo acelerado y ajetreado de hoy, dependemos cada vez más de las herramientas para aumentar nuestra productividad.
A veces hacemos malabares con tantas tareas y responsabilidades que resulta difícil concentrarse en la tarea que nos ocupa en ese momento. Por esto, afortunadamente, existen aplicaciones, servicios y software que pueden ayudarte a cumplir tus objetivos.
Las herramientas de productividad se adaptan a diferentes estilos de vida y diferentes intereses. En este artículo, repasamos algunos de los servicios altamente recomendados que ayudan a optimizar tiempo y esfuerzo.
Mejor Software y Apps de Productividad para Pc y Smartphone
El software de productividad es tu mejor opción para ejecutar con éxito una estrategia comercial general y, al mismo tiempo, garantizar que nunca vuelvas a perder una fecha límite.
Las herramientas de productividad, que cuentan con una amplia gama de funciones buenas y excelentes, está diseñado para crear una experiencia de trabajo fluida para organizaciones, corporaciones e individuos mientras permite llevar a cabo tareas diarias de manera eficiente.
El software de productividad digital proporciona; uso compartido de archivos, calendario de tareas, administración de cartera de proyectos, chats en vivo y otras características especializadas que permiten a las pequeñas y grandes empresas administrar proyectos y alinear sus recursos de manera efectiva.
Las organizaciones pueden mantener y mejorar fácilmente las comunicaciones entre clientes y empleados desde ubicaciones remotas a través de videoconferencias y reuniones en una solución de comunicación unificada, todo gracias al software de comunicación multimedia.
El software de productividad permite además que las herramientas de procesamiento de datos den brillo a cualquier contenido sin procesar en hojas de cálculo y dar fácilmente un toque profesional a cualquier discurso comercial.
El trabajo duro es encomiable, pero el trabajo inteligente siempre funciona. Para construir una fuerza laboral satisfecha que sepa cómo trabajar de manera inteligente, aquí presentamos una lista del software de productividad mejor valorado.
Utiliza estas herramientas de productividad y administración del tiempo para reuniones y administración de proyectos más efectivas y, antes de que te des cuenta, te encontrarás siendo más efectivo y con algo más de tiempo.
Para Gestión de Proyectos
Trello
Con la confianza de millones de usuarios, Trello es una herramienta de colaboración visual que crea una perspectiva compartida en cualquier proyecto.
Los tableros, listas y tarjetas de Trello permiten organizar y priorizar tu vida personal y laboral de una manera divertida, flexible y gratificante.
Desde ventas y marketing hasta recursos humanos y operaciones, los equipos pueden diseñar y personalizar Trello para que se adapte a necesidades y estilos de trabajo únicos.
Y con más de 100 integraciones con otras herramientas clave como Google Drive, Slack, Jira y más, Trello es un centro de proyectos vivo y dinámico de colaboración entre equipos, sin importar dónde deba realizarse el trabajo.
Sin duda uno de los mejores software de productividad, además Trello es una herramienta de uso gratuito.
Características:
- Tableros, tarjetas y listas para organizar tareas y proyectos entre equipos
- Libertad para incluir a tantos miembros del equipo como desees
- División de tareas en tareas pendientes, en proceso y finalizadas, junto con la herramienta de soporte diario
- Permite añadir comentarios, fechas de vencimiento, archivos adjuntos, listas de verificación, etiquetas y mucho más a las tarjetas
- Automatización a través de Butler para tareas recurrentes con Triggers y comandos
- Integraciones con otras plataformas, como Google Drive, Slack y Jira
- Herramientas de informes y seguimiento del tiempo con soporte para exportaciones de Excel
Beneficios:
- No solo permite organizar, sino también priorizar mejor el trabajo
- Permite experimentar una colaboración fluida con equipos, en todos los proyectos; reduciendo el vaivén general de correos electrónicos
- Ahorra mucho tiempo y recursos mediante tareas automatizadas e información optimizada y siempre actualizada
- Permite estar al tanto del trabajo, sin importar qué dispositivo se use y de la ubicación
ProofHub
ProofHub, lanzado en 2011, es una herramienta de colaboración y gestión de proyectos basada en la nube diseñada para ayudar a planificar, colaborar, organizar y entregar proyectos a tiempo.
Utilizado por miles de equipos de todo el mundo, ProofHub elimina la molestia de la gestión de proyectos con su interfaz simple y características sorprendentes.
También hay una aplicación móvil, por lo que permite permanecer conectado con el trabajo incluso cuando estás en movimiento.
Sus características incluyen; administración de tareas, compartir impresiones y puntos de vista con el resto de integrantes del equipo, notas, revisión en línea, temporizador, diagramas de Gantt, calendario, informes, archivos e integraciones de terceros.
ProofHub permite acceder a Freshbooks, Google Calendar, iCal, Box, Dropbox, Google Drive, Onedrive y Outlook dentro de su interfaz. Es una excelente manera de mantener todos los archivos en un solo lugar.
Asana
Asana se promociona a sí misma como una herramienta de productividad en equipo, que ayuda a todos a mantenerse concentrados y organizados.
Probablemente no sea tan útil para trabajadores individuales, pero si estás en un equipo, Asana ayuda a mantener todos los proyectos y tareas en un solo lugar, asignando diferentes trabajos a varios usuarios.
Asana es gratis al principio luego tiene diferentes rangos de precio según el número de integrantes del equipo.
Freedcamp
Freedcamp sirve como un lugar central para la planificación, organización y acción de proyectos. Comparte las tareas pendientes del proyecto, los archivos del proyecto e intercambia información con los miembros del equipo.
Lo mejor de Freedcamp es que proporciona muchas funcionalidades de forma gratuita.
Si bien incorporar miembros al equipo y sincronizar con Google Calendar definitivamente sería una característica profesional con otras aplicaciones, Freedcamp permite realizar la gran mayoría de las actividades de forma gratuita.
Si hay funciones avanzadas como CRM y facturas que deseas integrar, puedes únicamente pagar por complementos que realmente necesitas.
Para los Amantes de Google
Google Drive (y compañía)
Google Drive (junto con Google Docs y Google Spreadsheets Hojas de Cálculo) facilita compartir y editar gran variedad de archivos. Los miembros del equipo pueden incluso chatear y compartir notas desde un documento.
Es gratis, increíble y no vale la pena perderselo.
Google Analytics y Herramientas para Webmasters de Google
No hace falta decirlo, pero son necesarias, completas y muy útiles. Hablar de productividad sin hablar de Google Analytics y Google Webmaster Tools es como hablar de un bosque sin árboles.
Estas herramientas de marketing en línea proporcionan información muy valiosa sobre el rendimiento, el tráfico, las referencias y las conversiones de tu sitio web (configurar el seguimiento de conversiones es mucho mejor).
Juntas, estas herramientas ayudan a monitorear y mantener tu sitio web listo para asegurar que esté optimizado para Internet y compatible con Google (que son básicamente lo mismo en estos días).
Para Información entre Dispositivos
Evernote
Evernote es una aplicación práctica y versátil que puede guardar notas (audio y texto), organizar fotos, establecer recordatorios y cargar archivos adjuntos, todo sincronizado en diversos dispositivos móviles y de escritorio.
Además, el bookmarklet de Evernote facilita la tarea de recortar artículos web y almacenarlos para leerlos más tarde. Si constantemente cambias de dispositivo esto es para ti.
Para Centrarse en Redes Sociales
HootSuite
HootSuite es tremendamente útil al administrar varias cuentas de redes sociales.
Supervisa toda la actividad social en las redes en un panel de control fácil de usar que permite programar publicaciones, delegar asignaciones sociales a los miembros del equipo, organizar listas y seguidores de Twitter, medir el rendimiento y mucho más.
Buffer
Buffer hace que sea extraordinariamente fácil compartir artículos web a través de las redes sociales sin dolores de cabeza ni molestias.
Simplemente inicia sesión en Buffer, conecta las cuentas de redes sociales y programa tiempos específicos para compartir contenido.
Cuando estés fuera y navegando por la web y veas un artículo que sepas que a tus seguidores les encantará, presiona el botón de marcador de búfer y Buffer coloca ese artículo a tu cola de publicaciones, que luego lo compartirá en uno de los horarios para compartir designados.
Buffer ayuda a promocionar contenido excelente en la web y además es una excelente herramienta para recopilar y compartir contenido sin saturar a tus seguidores con un montón de contenido publicado en el mismo momento
IFTTT
IFTTT, que significa If This Then That (Si esto entonces eso), crea «recetas» que permiten que varias aplicaciones y servicios se conecten y funcionen juntos.
Por ejemplo, puedo crear una receta IFTTT que cargue automáticamente mis fotos de Instagram en mi cuenta de Google Drive. Crea una integración increíble con cero experiencia en programación. Si puedes pensarlo, puedes hacerlo con IFTTT.
IFTTT se puede utilizar en infinitas combinaciones, y no solo en lo que respecta a las redes sociales. Sin embargo, los usuarios de las redes sociales pueden descubrir que esta es una herramienta esencial en su día a día en las redes sociales.
Para Control del Tiempo
Toggl
Toggl es una sencilla herramienta de control y seguimiento del tiempo: simplemente haz clic en el botón Toggl y el temporizador comienza.
Es una manera súper simple y súper fácil de realizar un seguimiento del tiempo que lleva completar varias tareas. Toggl también permite ver informes y ver cuánto tiempo se dedica a diferentes proyectos a lo largo de la semana.
Rescue Time
Rescue Time es un concepto similar a Toggl, pero ofrece funciones más avanzadas. Se puede instalar en la computadora y rastrea los programas y sitios web en los que pasas más tiempo.
Es una herramienta bastante increíble, que muestra no sólo dónde pasas el tiempo, sino también qué horas son las menos / más productivas, junto con sus mejores y peores días de la semana (y mes).
La actualización Premium permite bloquear los sitios que distraen y ofrece aún más filtros. Aún así, la versión gratuita contiene una cantidad impresionante de información.
Prueba Rescue Time y descubre cómo puedes ser más productivo.
Para Redacción de Contenidos
Malt / Freelancer / Redactorfreelance, etc.
A veces, la mejor persona para el trabajo es alguien que no eres tú. Demonios, probablemente la mejor persona para el trabajo no eres tú. Quizás porque ni siquiera eres una persona, tal vez eres una zanahoria. ¿Quién sabe?
Si necesitas comenzar con el contenido de los blogs (y créeme, se hace, porque todos lo hacn), entonces Malt, Freelancer, Redactorfreelance, etc son buenos lugares para comenzar.
La mayoría de sitios son gratis para registrarse o buscar redactores, otros una vez dado de alta tu proyecto o propuesta y encontrado quién lo haga te cobran una comisión, normalmente del 10% o más.
Como alternativa, busca trabajadores independientes en LinkedIn. Por lo general, puedes obtener información relevante del nivel de habilidad de un profesional independiente revisando su perfil e investigando un poco.
Cualquiera que sea el camino que tomes, recuerda que todo no lo puede hacer uno mismo, así que no tengas miedo de contratar ayuda.
Hemingway APP
Mientras recopilamos información para la lista de las mejores herramientas de marketing de contenido, una gran profesional del sector (¡gracias Marta!) nos sugirió probar Hemingway.
Se trata de una pequeña herramienta que verifica tu gramática y resalta las posibles zonas peligrosas de las oraciones mientras escribes. Échale un ojo, aunque recuerda que su idea es principalmente para el idioma inglés.
Para Seguridad
Last Pass
LastPass proporciona un milagro moderno para los usuarios que estamos cansados de luchar constantemente para recordar las contraseñas (y, posteriormente, restablecer la mayoría de ellas cada vez que inician sesión).
Este software de productividad recuerda todas tus contraseñas, como un ángel mágico. LastPass se puede usar en varios dispositivos, almacenando varias contraseñas en su bóveda y auditando las contraseñas para ayudar a crear contraseñas mejores y más seguras (para que ya no tengas que recordar LKMRTfior%_35).
Lo sabemos, suena demasiado bueno para ser verdad, pero LastPass parece ser bastante segura. Recomendada por Lifehacker, CNet, y con una calificación directa de 5 estrellas de PC Magazine, es seguro decir que LastPass nos mantiene a salvo.
LastPass utiliza autenticación multifactor para la contraseña maestra única, lo que ayuda a que todos los datos permanezcan a seguros.
Nota: Se obtiene mucho con la versión gratuita (y sí, la versión gratuita sigue siendo ultra segura), pero las mejores funciones (añadir empleados a ciertas carpetas de contraseñas, sincronización móvil, etc.) son para clientes de pago.
Para Investigación y Relaciones Públicas
Alertas de Google
Controla al instante cuándo se menciona tu empresa o marca en cualquier lugar de la Web, también lo puedes hacer con la competencia a algún tema que te interese.
Esto no solo es útil para realizar un seguimiento de las relaciones públicas, sino que también es una excelente manera de asegurarte de obtener enlaces de cualquier persona que mencione tu negocio.
Google Trends
Tendencias de Búsqueda de Google y mejor conocido como Google Trends es una función de búsquedas populares que muestra la frecuencia con la que se introduce un término de búsqueda determinado en el motor de búsqueda de Google en relación con el volumen de búsqueda total del sitio durante un período de tiempo determinado.
La herramienta de productividad de google se puede utilizar para la investigación comparativa de palabras clave y para descubrir picos desencadenados por eventos en el volumen de búsqueda de palabras clave.
Google Trends proporciona datos relacionados con palabras clave, incluido el índice de volumen de búsqueda y la información geográfica sobre los usuarios de los motores de búsqueda.
Para Organización del Correo Electrónico
SaneBox
SaneBox analiza la actividad de correo electrónico pasada y en curso para deducir, de una manera muy similar a la de Sherlock Holmes, qué correos electrónicos importan y cuáles no.
SaneBox mueve los correos electrónicos menos importantes a la carpeta @SaneLater que aparece mágicamente en la bandeja de entrada, y los almacena para recuperarlos cuando tengas un minuto libre.
Ya sabes, ese minuto libre en el que te dices a ti mismo: «echemos un vistazo a más basura que probablemente no me interesa», aunque siempre puede saltar una chispa y encontrar algo bueno para ti en ese momento.
En última instancia, el problema es que al esconder mensajes “sin importancia” (aunque no del todo sin importancia, de lo contrario simplemente es mejor cancelar la suscripción), se corre el riesgo de no verlos nunca.
Pero considerando lo inundados que estamos la mayoría de nosotros con el spam y las ventas flash, probablemente podemos aceptar enviarlos directamente a un rincón apartado y revisarlos más adelante.
Unroll.Me
Unroll.Me ordena la bandeja de entrada compilando todos los boletines (que tu selecciones) en un paquete de correo electrónico enrollado que puedes abrir y inspeccionar cuando lo desees.
Unroll.Me ayuda a ocultar el desorden de correo electrónico y también enumera todas sus suscripciones de correo electrónico (cuidado, esto puede volverse bastante espantoso).
Utiliza la opción para cancelar la suscripción de Unroll.Me para desactivar algunos de esos boletines que ya no te interesan.
Quizás no puedas utilizarlo si estás fuera de EEUU.
Para Usuarios de Chrome
StayFocusd
StayFocusd (Mantenerse Concentrado) es una extensión gratuita de Chrome que restringe la cantidad de tiempo que se le permite pasar en «sitios web que hacen perder el tiempo» como Facebook.
La herramienta es ultra personalizable: elige qué sitios web (o páginas específicas) bloquear, durante cuánto tiempo bloquearlos, etc.
Right Inbox
Con esta extensión de Chrome, puedes configurar varias firmas, secuencias de correo electrónico, envíos retrasados y mucho más para ayudar a mantener al tanto la bandeja de entrada.
Para Adictos de Blogs y Noticias
Podkicker
Si eres un adicto a los podcasts, quieres una aplicación de podcasts que te ayude a organizar tus suscripciones.
Hemos estado usando Podkicker durante años y realmente nos gusta su interfaz simple y fácil de usar. Es gratis, pero también puedes actualizar a Podkicker Pro para eliminar los anuncios.
Pocket es una pequeña aplicación que permite guardar contenido increíble (artículos, imágenes, videos, etc.) para consultar más tarde.
Imagina estar navegando investigando y ver un artículo interesante sobre las mejores zapatillas de senderismo. Pulsa el botón de bolsillo en la barra de herramientas de marcadores y el artículo irá directamente a tu bolsillo / Pocket.
Pocket se sincroniza entre dispositivos para más tarde poder leer esos artículos interesante y divertidos, y ver videos de YouTube de gatitos o golpes de coches, a cada uno le gusta lo que le gusta.
Consejos para Mejorar tu Productividad
A continuación, se incluyen algunos consejos generales de productividad para que puedas comenzar a mejorar tu rendimiento desde ya.
Aprende los atajos de teclado
Los atajos del teclado generales y de cada aplicación en concreto pueden ahorrar mucho tiempo, por lo que si pasas muchas horas en Microsoft Word o Adobe Photoshop, tómate un tiempo para aprender los atajos más importantes. Pronto se convertirán en parte de tu memoria muscular y te preguntarás cómo te las arreglaste sin ellos.
Mantenimiento del ordenador y la zona de trabajo
Si el desorden cubre tu escritorio con capturas de pantalla, documentos poco utilizados y tu computadora rara vez se apaga por completo. Todos estos problemas semi-pequeños equivalen a un gran problema para tu pobre ordenador.
Ordena las cosas, vacía la papelera de vez en cuando y permite que tu herramienta de trabajo descanse por las noches. Una computadora más rápida significa un tú más rápido, así que no descuides las soluciones simples. Esto es aplicable y tu lugar físico de trabajo.
Listas al estilo clásico
A pesar de todas las increíbles herramientas que vimos aquí hoy, hay algo único en escribir una buena lista de tareas a la antigua. El aspecto físico de escribir a mano una lista de tareas (y tachar esas tareas pendientes) puede ser bastante gratificante. No es necesario digitalizar todo, amigos.
No te quemes
Al contrario de lo que pueden pensar las empresas, no podemos ser una máquina productiva de 9 a 5 todo el día, todos los días. Nuestros cerebros no funcionan de esa manera, y tratar de activar el modo robot solo lo bloquea a largo plazo.
Los seres humanos realmente alcanzan su máxima productividad cuando están felices y tienen suficiente tiempo libre durante el día. Lee sobre la Técnica Pomodoro y asegúrate de crear descansos regulares en tu día a día para no fundir tus circuitos.
Debes ser realista sobre la gestión del tiempo
Estructurar el día en bloques de tiempo es una excelente manera de comenzar un nuevo día sintiéndose seguro. Sin embargo, ser poco realista sobre cuánto tiempo te llevará terminar ese boletín por correo electrónico no te hará ningún favor. Tómate el tiempo suficiente para realizar las tareas (¡e incluye descansos!)
Resumen
Con esto concluye nuestra lista de las mejores herramientas de productividad personal y empresarial. Deseamos que te lleven a ser más rápido y eficiente.
Si tienes alguna herramienta de productividad o herramienta de gestión del tiempo fantástica que quieras recomendar y que no hayamos mencionado aquí. Comparte tus favoritas en los comentarios, gracias
